Come organizzare la giornata lavorativa

Sia chi lavora in proprio, che chi svolge lavoro da dipendente, sa quanto sia fondamentale sapere come organizzare la giornata lavorativa. Il problema è che non sempre ci riusciamo, non sempre abbiamo le idee chiare sul come gestire le nostre ore di lavoro.

Questo problema viene riscontrato soprattutto da quei professionisti che svolgono una propria attività, e che quindi non hanno orari stabiliti e ritmi imposti. Per loro i rischi sono due: lavorare troppo e non interrompere mai o, dall’altro lato, cullarsi per poi ritrovarsi a soccombere di fronte alle scadenze impellenti.

Distinguiamo cosa è urgente, da cosa è importante

Diciamo che, per tutti, ciò che peggiora la qualità del nostro lavoro e ci espone a livelli alti di stress è proprio la sensazione di fiato alla gola, di urgenza. Non dovremmo mai arrivare al punto di dover evadere urgenze importanti.

Per tanto, il primo consiglio è quello di fare un elenco delle cose da fare e dividerle in 4 categorie, a cui dobbiamo dare questa priorità:

1. cose urgenti e importanti: assolutamente da evitare. Come? Facendo in modo che le cose importanti non diventino urgenti e occupandocene in tempo. Se “nascono” strada facendo pazienza, ma finché possiamo evitare di ritrovarci con il fiato alla gola, evitiamolo;
2. cose non urgenti e importanti: l’ideale per un lavoratore è occuparsi di queste cose, come già detto;
3. cose urgenti e non importanti: controllare lo status del nostro compagno/marito/fidanzato può anche essere una cosa urgente, ma siamo sicuri che sia così importante? Cerchiamo di evitare di perdere tempo a svolgere queste attività, se abbiamo cose importanti da fare;
4. cose non urgenti e non importanti: qui rientrano tutte le attività di svago, come i social, le telefonate, i video, ecc. Dovremmo svolgerle solo nei momenti di pausa e mai a lavoro, e non solo per una questione di rendimento, ma perché ci deconcentrano e fanno perdere il focus, e poi ritornare produttivi ed efficienti sarà dura.

Il nostro più grande nemico spesso è la naturale attitudine a diventare davvero produttivi e reattivi solo quando ci sentiamo sotto pressione; tendiamo infatti a rimandare fino all’ultimo momento utile, perché più o meno inconsciamente preferiamo regalarci il piacere immediato del dolce far nulla, finché possibile. Ma raggiungere degli obiettivi che ci siamo prefissati ci farà sicuramente sentire più appagati del soddisfare un piacere effimero e a breve termine, come può essere quello di scrollare la home di Instagram.

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Lavorare per obiettivi

Questo, attenzione, non vuol dire non fare mai una pausa, anzi. Lavorare senza sosta ci renderà infruttuosi. Quando vediamo che la soglia di attenzione cala, allora è il momento di alzarci e fare un break. Anche solo bere un bicchiere d’acqua o sgranchirsi le gambe.

Va da sé quindi che dobbiamo tenerci alla larga dai social e dalle distrazioni quando abbiamo del lavoro da portare a termine, e invece dobbiamo pianificare e darci degli obiettivi.

La migliore pianificazione che possiamo fare è quella di spezzettare gli obiettivi a lungo termine in obiettivi quotidiani a breve termine, con tanto di lista e di flag.

Ovviamente dobbiamo riservarci dei momenti di svago, per non cadere nell’infelicità e nello stress, ma solo nei momenti opportuni. E se riusciamo a mantenere gli impegni e a raggiungere i nostri obiettivi quotidiani ci rimarrà del tempo utile da dedicare a noi stessi, senza sensi di colpa e senza ansia.

Come organizzare la giornata lavorativa: mantenere gli orari

Un altro aspetto importante da non trascurare è quello di mantenere gli orari, e questo consiglio vale soprattutto per i lavoratori autonomi, che molto spesso si ritrovano a prolungare il lavoro oltre gli orari prefissati. Perché vi prefissate un orario, vero? È vero che uno dei vantaggi del lavoro in proprio sia quello di potersi gestire la giornata e gli orari, ma è necessario darsi delle regole orientative da mantenere, per non lasciare tutto allo sbaraglio.

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Attenzione anche a come suddividiamo le cose da fare: l’ideale è quello di riservare la mattinata alle cose più impegnative e difficili e che comunque preferiremmo non fare, mentre di pomeriggio, quando la soglia di attenzione cala, ci possiamo dedicare alle attività più tranquille e che richiedono meno impegno.

Definire le tempistiche di ogni attività

Però c’è un aspetto che in molti trascurano: una lista di attività da svolgere, senza delle tempistiche, non serve a nulla.

Infatti per essere efficienti occorre decidere o capire quanto tempo dedicheremo a ciascuna delle nostre attività; questa mossa ci spingerà a raggiungere l’obiettivo, poiché quel senso di urgenza, come dicevamo, ci rende proattivi, anche se poi, di fatto, non sono cose urgenti.

All’inizio potremmo non azzeccarci con i tempi che abbiamo prestabilito, ma pian piano tutto funzionerà meglio.

Definire i tempi per il relax

E infine ricordiamoci di curare la mente e il nostro livello di energia, fisica, spirituale ed emotiva.

Una mente rilassata reagisce meglio agli stimoli e diventa più efficiente. Curare ognuno di questi aspetti significa alimentarsi bene, svolgere almeno un minimo di attività fisica, fare meditazione, leggere, dormire bene.

L’energia positiva che svilupperemo prendendoci cura di noi stessi ci renderà persone più soddisfatte e di conseguenza lavoratori migliori.