Come organizzarsi al lavoro in 10 punti

Sia che lavoriate in proprio, o che lavoriate come dipendenti, essere organizzati nel proprio lavoro è un esercizio che tutti dovremmo imparare. Non solo per diventare più produttivi, ma soprattutto per preservare il nostro tempo: per non sprecarlo, per non gettare via la nostra giornata in attività inutili che non ci arricchiscono.

Non so se i miei metodi per organizzarmi sul lavoro siano universalmente validi, ma li condiviso volentieri, con l’intento di diffondere la felicità in ogni piccolo aspetto della nostra vita. Soprattutto se non state svolgendo il lavoro dei vostri sogni, io credo che svolgerlo senza perdite di tempo sia più gratificante: combattere la procrastinazione ci aiuta anche ad allontanare ansia e sensi di colpa continui, martellanti e pressanti, che ci rovinano la vita.

Mi piace essere organizzata al lavoro perché detesto sprecare il mio tempo e voglio conservarne a sufficienza per fare le cose che mi piacciono.

Ho avuto la fortuna, ma anche il coraggio, di scegliere un lavoro da freelance e da allora cerco di organizzare le mie giornate in modo da continuare a occuparmi anche di me stessa, di mia figlia e infine continuare a fare volontariato.

In realtà faccio tantissime cose durante il giorno, come tutti: ci sono dei giorni in cui resto in ufficio fino a tarda sera e poi continuo a lavorare anche dopo cena, ma se riesco a organizzarmi bene e non ci sono picchi di lavoro, tendenzialmente cerco di lavorare sempre al mattino dalle 8 alle 14 ininterrottamente, dedicarmi poi a mia figlia e alle altre attività e infine la sera cerco di recuperare ancora 2 ore di lavoro dopo cena quando sono più tranquilla.

Come numero di ore, quindi, lavoro full time, ma cerco di avere sempre il pomeriggio libero.

Il mio metodo per essere organizzata sul lavoro

Organizzare il lavoro quindi per me è fondamentale per fare in modo di assolvere a tutti i miei compiti e insieme per conservare del tempo per tutte le altre cose che mi piace ugualmente fare.

Ecco i miei 10 trucchetti, in realtà molto semplici ed efficaci, per organizzarsi al lavoro e volersi bene.

Utilizzare un planner o calendario settimanale e mensile, ma scriverlo a matita

Innanzitutto utilizzo sempre un calendario o planner mensile. In particolare, io uso il Calendar di Google che è sincronizzato alla mia Gmail e quindi sul mio PC di casa, sul PC dell’ufficio e sul mio cellulare: in questo modo ho imparato a non dimenticare gli appuntamenti importanti, inserendo delle notifiche anticipate – per esempio mi imposto un messaggio mezzora prima di ogni appuntamento, per sicurezza.

Uso anche un planning settimanale su carta, in realtà: quest’anno sto usando un’agenda settimanale Moleskine che porto sempre con me in borsa e appoggio sulla scrivania mentre lavoro.

In questo modo:

• nel planning mensile riesco a inserire tutti gli appuntamenti extra lavoro che devo fare, tra visite mediche, impegni in consiglio d’istituto, riunioni in associazione, accompagnare la bambina da qualche parte;
• nel planning settimanale invece riesco a inserire tutte le attività lavorative che ho in programma nell’arco della settimana.

Una scelta difficile, ma necessaria, è stata quella di non lavorare più il sabato e la domenica, a meno di scadenze impellenti.
Preferisco piuttosto lavorare due ore la sera dopo cena a casa, in modo da avere il weekend totalmente libero per stare con la mia famiglia e anche dormire molto.

Per essere organizzati, dunque, vi consiglio di compilare innanzitutto il calendario mensile con gli appuntamenti non rimandabili come visite mediche, il dentista, gli impegni scolastici eccetera. Infine potete compilare il planning settimanale a matita, in modo che le attività si possano spostare facilmente nel caso di imprevisti, e quindi o anticipare o posticipare in base alle effettive ore di lavoro che ci sono in quella giornata.

Io uso molto anche i post-it: così posso spostare questi blocchi di lavoro da una settimana all’altra, senza dover riscrivere tutto, per riprogrammare le attività ancora non concluse.

Prevedere un tempo realistico per svolgere i propri lavori

Ho imparato a mie spese che, per svolgere veramente bene il proprio lavoro, bisogna essere onesti con se stessi e non cercare di sovraccaricarsi. Perché, quando si prendono più impegni di quanti si riescono effettivamente portare a termine, non solo non si riesce a lavorare bene, ma si tende a scontentare tutti e anche se stessi.

Quell’ansia che mi derivava dalla avere accettato troppi lavori contemporaneamente e non riuscire a rispettare le scadenze non voglio più provarla!

Per questo motivo cerco di essere sempre molto onesta anche con i miei clienti nel dare le tempistiche per la realizzazione dei progetti e cerco di tenermi sempre larga di almeno una settimana, in modo da poter fronteggiare eventuali imprevisti come un semplice raffreddore, senza sentirmi in colpa e senza dovermi ritrovare a lavorare di notte e con la febbre a 40 per poter tenere fede a una scadenza.

Adesso sono abbastanza matura per sapere all’incirca quanto tempo mi richiede un determinato lavoro, tra la produzione di video, la scrittura di articoli, la preparazione di lavoretti creativi, l’allestimento dei set fotografici…, e quindi so calcolare meglio i tempi di consegna dei lavori.

C’è anche da dire che con il tempo e con l’esperienza sono diventata più produttiva e più efficiente, quindi riesco a concentrare in un’unica giornata alcuni tipi di attività che richiedono massima concentrazione e che, se svolti tutti insieme, mi fanno risparmiare tante ore di lavoro.
Per esempio dedico intere giornate a lavori in serie, come la dettatura di articoli, la revisione dei testi, la ricerca fotografica, i lavoretti, la produzione dei video: se concentro le attività per tipologia mi rendo conto che il mio lavoro diventa più semplice e resto concentrata più a lungo.

Prevedere delle pause per riportare la concentrazione al massimo

Sempre per parlare di concentrazione, devo fare i conti con me stessa e con i problemi di salute che negli ultimi mesi stanno diminuendo la mia resistenza fisica e la mia concentrazione mentale.

Siccome non posso fare altro che arrendermi all’evidenza che non posso più lavorare 10 o 12 ore di fila, assecondo la mia malattia: il mio corpo ha bisogno di pause ed intervalli più o meno lunghi.

Quindi, se devo per esempio produrre 5 o 6 video ricette per un progetto, non faccio più come prima, quando le giravo tutte in un giorno, ma le divido in due mezze giornate, perché si tratta di lavori estremamente fisici e stancanti.
Invece è più semplice gestire blocchi di lavoro quando si tratta di incombenze tipo la scrittura, la revisione delle foto o dei testi, la creazione di lavoretti, perché questi non richiedono un impegno fisico eccessivo.

In ogni caso cerco sempre di fare delle pause di almeno 10-15 minuti ogni 50 minuti, non solo per riprendere un po’ di ossigeno, bere un bicchiere d’acqua o farmi un tè caldo o più semplicemente sgranchirmi le gambe, ma anche per passare al blocco successivo senza sovraccaricare la mente e senza arrivare al burn out.

Il mio difetto peggiore è il fatto che tendo a stufarmi molto presto delle cose sempre uguali, e quindi ad esplodere.
E allora è meglio che io intervalli queste attività con delle pause in cui posso o riposare fisicamente, oppure scambiare due chiacchiere con mio marito per alleggerirmi la mente.

Certe volte, quando la concentrazione è davvero assente e non riesco a ritrovarla, cerco di svolgere lavori meno impegnativi intellettualmente, ma comunque utili, come fare delle telefonate, preparare dei progetti, rispondere alle email o anche fare la raccolta fotografica per le prossime gallerie.

Silenziare il cellulare, le notifiche dei social e Facebook

Per mantenere viva la mia concentrazione devo sicuramente sforzarmi di chiudere la tab di Facebook e quella della mia gmail, perché mi sono resa conto di avere la tendenza a controllarli compulsivamente, non tanto per sapere cosa succede o chi mi scrive, quanto proprio per procrastinare il mio lavoro e perdere tempo.

Allora, mi sono detta, se davvero ho la necessità di perdere tempo per non lavorare o per non affrontare un’attività che in quel momento mi crea ansia, è preferibile che io chiuda l’ufficio, vada a farmi una passeggiata, attraversi la strada fino al bar per bermi un caffè, faccia due chiacchiere in pasticceria e poi mi rimetta a lavorare con un energia rinnovata. oppure che mi prenda un giorno di riposo per dormire e recuperare energie!

Perché più di una volta mi è capitato di ‘buttare’ via le giornate ricaricando Facebook solo per noia, e per non riuscire a sbloccarmi mentalmente e procedere con il lavoro. Del resto non ho scelto di essere freelance per essere – anche – free? E allora perché non utilizzare il mio tempo in modo differente, invece di costringermi a fare un orario di ufficio?

Sicuramente dobbiamo ammetterlo: Facebook e i social network ci fanno perdere tantissimo tempo e se avessimo il coraggio di installare una di quelle App che ci dicono quante ore trascorriamo sui social, ne riceveremmo un’amara sorpresa.

È vero che i social sono importanti per il nostro lavoro, e comunque sono anche utili per tenersi in contatto con le persone, ma siamo davvero sicuri che ci stiano migliorando la vita al 100%, oppure è solo una scusa per non vivere appieno questa vita?

Io non sono assolutamente contraria all’uso dei social network, anzi, li trovo estremamente divertente e gratificanti, ma proprio per questo motivo cerco di limitarli ad alcune ore della giornata. Non sento la necessità di documentare tutta la mia vita sui social, come se io fossi una influencer dalla vita degna di nota.

In realtà le mie giornate sono estremamente semplici: casa lavoro ufficio volontariato famiglia cena – e spesso non così entusiasmanti da meritare una diretta su Facebook o una storia di Instagram.

Rispondere alle email in blocco, in momenti dedicati della giornata

Un altro motivo di grande distrazione per me è, come dicevo, la lettura della posta elettronica, perché ricevo tantissime email personali, senza più contare le email che ricevo sulla posta di Mammafelice.

Ho sempre un centinaio di mail arretrate che aspettano una risposta e continuano ad accumularsi.
In questo caso preferisco dedicarmi a rispondere alle email in alcuni momenti particolari della giornata oppure della settimana, soprattutto durante alcuni tempi morti o attese come ad esempio i viaggi in treno, la fila dal dottore, eccetera.

Ho capito che, non facendo io il chirurgo toracico, la risposta alle email non è così urgente, perlomeno non sempre, e quindi possono passare anche due o tre giorni prima che io riesca a rispondere a un messaggio di posta elettronica per dare una risposta esaustiva.

Mi è capitato che qualcuno si offendesse: ne ha diritto, per carità, ma io non lavoro H24!

Dividere la giornata non in liste, ma in blocchi di attività

Un altro metodo per essere produttiva nel mio lavoro, ma allo stesso tempo non sovraccaricarmi e non farmi venire l’ansia, è stato quello di decidere di gestire la mia giornata non più in liste di cose da fare, ma in blocchi di attività.

Come dicevo prima, divido le ore della giornata in base alla tipologia di attività che devo svolgere, senza più creare lista infinita di lavori che spesso poi non riesco a portare a termine.

Per questo motivo io so che, se creare dei video tutorial mi porta via circa due o tre ore consecutive, in quelle ore nel mio calendario metterò un blocco chiamato ‘attività creativa’, senza scrivere nel dettaglio tutti i passaggi da fare.

Cerco dunque di concentrare in un’unica mattinata della settimana tutte le attività simili o uguali, per essere più produttiva, avere già le attrezzature pronte e restare concentrata. Sempre se, come dicevo, la mia malattia me lo consente.

Portare sempre con sé l’agenda o un quaderno per gli appunti

Un altro modo per essere produttiva nel mio lavoro, ma penso che valga un po’ per tutti i lavori, è quello di portare sempre con me questo famoso quaderno/agenda in cui faccio il planner settimanale e in cui posso prendere appunti per nuove idee o spostare appuntamenti o annotarmi le informazioni di una telefonata improvvisa.

Portare con sé un quaderno per gli appunti ci ispira ad essere più creativi, perché nei momenti di attesa o mentre stiamo in fila da qualche parte, possiamo buttare giù un nuovo piano di azione oppure delle nuove idee. Io trovo che nulla, come carta e penna, mi sappia ispirare!

Confinare le telefonate in momenti precisi della giornata, quando cala l’attenzione

Ho ‘educato’ i miei clienti a non chiamarmi mai al telefono, sempre che non si sia verificato qualcosa di davvero urgente.

Questo non per evitare il confronto con loro, né sottrarmi alle mie responsabilità, ma perché per me stare al telefono è un’attività estremamente pesante che va programmata, e soprattutto che non deve interrompere il mio flusso quotidiano di lavoro.

Se tutti i clienti mi chiamassero durante la giornata per chiedermi cose che possono essere richieste in un’unica mail, non riuscirei più a portare a termine i lavori che ho promesso loro: cerco di ricordare loro che io lavoro da sola!

Per questo motivo chiedo sempre a tutti di mandare un’unica email con le specifiche richieste per un determinato lavoro, e programmo le call durante momenti precisi nella giornata o della settimana, per esempio prima della pausa pranzo o subito dopo, quando la mia attenzione è già in calo e quel tempo può trasformarsi in un momento estremamente utile se è passato al telefono invece che a fissare a vuoto lo schermo senza più ispirazione.

Utilizzare il PC nel modo corretto, archiviando i lavori in cartelle e nominando bene i file

Per essere organizzati sul posto di lavoro è anche importante saper archiviare e ritrovare tutti i propri lavori passati e futuri, utilizzando bene le cartelle e nominando i file nel nome corretto.

Per quanto mi riguarda, ogni macro attività ha una sua cartella sul server; all’interno di quella cartella c’è una suddivisione in anni: all’interno della cartella 2019 ci sono altre cartelle con i lavori svolti per quel cliente nel dato periodo di tempo, e così via.

Ho sempre adottato la soluzione di dare un nome corretto ai file, sia quando li invio ai clienti, sia quando li archivio sul computer.

Per esempio non ritengo produttivo avere una serie di file con scritto ‘prova-nomecliente-test / prova-nomecliente-test-definitivo / prova-nomecliente-testo-definitivo-finale‘… quando posso semplicemente utilizzare un sistema di archiviazione scientifico come: 2019-04-08_logo-nomecliente_v01 (e utilizzare v02 per la revisione successiva, v03 per quella ancora dopo e così via).
In questo modo in ogni file abbiamo sia il nome del cliente, sia il nome del progetto, sia la data in cui è stato svolto e anche il numero di versione.

Sembra una banalità, ma quando si producono tanti documenti e tante revisioni, ci semplifica tantissimo la vita perché riduce i tempi nel cercare i file in archivio, e riduce gli errori.

Allo stesso modo alle mie email aggiungo sempre un oggetto univoco e sensato, in modo da poter ritrovare facilmente le conversazioni fatte con i clienti, per avviare un progetto o rivedere un offerta che va riformulata.
Sbagliatissimo mandare email senza oggetto o con oggetti che in futuro non saranno identificabili: molto meglio inserire nell’oggetto dell’e-mail sempre la data, il nome del cliente, il nome del progetto ed eventualmente il numero della revisione.

Delegare le attività delegabili

Infine, per organizzare sempre meglio il mio lavoro ho imparato il grande valore della delega, non solo a livello lavorativo, ma anche a livello personale.

Ho imparato che le persone non riescono ad entrare nella nostra mente e a capire in anticipo cosa desideriamo e come vogliamo che questo compito venga svolto.

Non sono Wonder Woman e non ho mai avuto l’ambizione di esserlo, soprattutto da quando sono madre, e non desidero altro che godermi la vita, essere felice, stare bene con me stessa e con gli altri e non sovraccaricarmi di lavori inutili: ho imparato ad esternalizzare alcuni tipi di lavoro che mi portavano via troppo tempo e non erano più remunerativi per me, mentre potevano esserlo per altri.

Questo mi ha insegnato ad avere più rispetto sia del mio tempo, che del tempo altrui, a giudicare meno, a essere più tollerante e più comprensiva e quindi a vivere meglio.

Vivere organizzati non è una follia impraticabile, ma solo il modo per conservare al meglio ciò che abbiamo di più prezioso: il tempo.