Come gestire al meglio il proprio tempo

Le ‘giornate frullatore’: così chiamo quelle giornate in cui abbiamo fatto mille cose, ma non abbiamo avuto tempo per fare nulla.
Anzi, non abbiamo avuto il tempo di fare tutto, come se fare tutto fosse fattibile e anche un obiettivo umanamente possibile da raggiungere.

Come gestire meglio il proprio tempo per evitare di farsi risucchiare dalla vita e arrivare alla sera sfiniti, con la sensazione di non aver fatto abbastanza?

Come possiamo imparare a non procrastinare le cose importanti e a portare a termine le sfide di ogni giorno, senza farci sopraffare da una lista di cose da fare decisamente impossibile da portare a termine?

Ecco i miei consigli per gestire al meglio il proprio tempo con un obiettivo specifico: che in questo tempo ci sia sempre lo spazio per coltivare anche se stessi e le proprie passioni, per riposare, per sentire gli amici e fare qualcosa che ci piace – non solo qualcosa che ‘dobbiamo’ fare.

Dedicare le prime due ore della mattina alle cose più importanti

Io sono una procrastinatrice per natura: ho pochissima forza di volontà e tendo a lavorare sempre per urgenze, perché rimando all’infinito alcuni tipi di lavoro piuttosto impegnativi.

Sotto stress mi sembra di lavorare meglio, ma sto comunque lavorando sotto stress e quindi in una situazione che, in fondo, mi crea disagio.

Per ovviare a questo problema, da tempo ho deciso di scrivere una lista delle cose da fare molto più realistica, che tenga conto del reale tempo che mi occorre per svolgere i miei lavori, in cui non ci sia una lista di impegni che hanno tutti la medesima importanza. Cerco infatti di distribuire gli impegni più gravosi durante l’arco della settimana in modo da non doverli affrontare tutti insieme.

Per questo motivo ho imparato ad affrontare gli impegni più pesanti nelle prime ore della mattinata e, mano a mano che la mia attenzione e la mia voglia di fare calano durante il giorno, ho imparato a spostare in tarda mattinata / pomeriggio le attività meno impegnative e meno stressanti.

In questo modo già alle 9:00 o alle 10:00 del mattino ho portato a termine dei lavori gravosi, e mi sembra di aver già risolto tutta la mia giornata.

Gestire la giornata in blocchi di tempo, non in liste

Invece di fare le solite liste da spuntare, dovremmo essere più onesti con noi stessi e capire qual è il tempo che abbiamo a disposizione realmente per svolgere i lavori che ci siamo proposti di finire.

Per questo motivo io tengo sempre presente non tanto le cose da fare, ma il tempo che ho realmente a disposizione durante il giorno per farle.

Quindi, se so ad esempio che potrò lavorare solo al mattino perché al pomeriggio ho un impegno fuori ufficio, evito di inserire nel mio calendario una lista di cose che oggettivamente richiederebbero più tempo di quanto ne io abbia a disposizione per essere realizzate.

A questo punto lavoro sul mio calendario tramite dei blocchi di tempo e all’interno di questi blocchi inserisco le attività da fare, tenendo conto che per mia natura non sono una persona che riesce a velocizzare alcuni lavori che richiedono più attenzione, e per questo motivo all’interno dei miei blocchi di tempo non posso inserire un numero di attività maggiori rispetto a quelle che davvero potrei affrontare.

Tenere a portata di mano un blocco per gli appunti

Per liberare la mente ed evitare di sentirci stressati, con troppe cose in testa da ricordare, è utile scrivere le idee nero su bianco.

Io ho sempre in borsa, sulla scrivania o comunque a disposizione un piccolo blocco per gli appunti e una penna che scriva, perché sono incapace di tenere tutto a mente e, se ci provassi, mi sentirei sopraffatta dalle cose da fare e mi sarebbe difficile stabilire quali sono più urgenti delle altre.

Quindi mi aiuto scrivendo tutte le idee e i to-do della giornata sul mio quaderno, anche se non ho un quaderno specifico per ogni tipo di attività, ed evito di ricordare troppe cose memoria, in modo da avere la mente sempre libera e serena.

La testa mi serve per intessere relazioni, avere nuove idee, sorridere ed essere felice – non per memorizzare la lista della spesa!

Organizzare il lavoro in base al proprio livello di energia

C’è quella famosa storia delle allodole e delle civette. Ognuno di noi ha livelli di produttività e di energia differenti, che dipendono non solo dalle proprie inclinazioni personali, ma anche dal tipo di vita che facciamo, dalla nostra alimentazione, da quanto riposiamo, da quanti figli abbiamo, eccetera.

Per questo motivo non ha molto senso obbligarci tutti a lavorare negli stessi orari, ma avrebbe molto più senso che ognuno potesse scegliere (in un mondo ideale) di lavorare quando la sua energia è ai massimi livelli.

Per quanto mi riguarda, il mio picco di energie è sempre al mattino molto presto; infatti noi arriviamo in ufficio alle 8:00, in modo da concludere tutte le attività difficili entro le 9:30 massimo.

Un’altro mio picco di energia molto molto importante è alla sera e si concilia comunque facilmente con la mia esigenza di svegliarmi presto, perché noi ceniamo alle 19, io alle 19:30 sono davanti al PC, lavoro per un paio di ore e poi vado a letto che è ancora presto. Quando lavoro ascolto un po’ di musica in cuffia (di solito le playlist di Spotify tipo ‘il Caffè del buongiorno‘, ‘Operazione buonumore‘, ‘La vita è bella‘: alla fine preferisco che le mie idee sprizzino gioia da ogni poro!

Da qualche settimana abbiamo preso l’abitudine di utilizzare, sia in ufficio che a casa, un vaporizzatore di olii essenziali e con la profumazione giusta (pompelmo, mandarino, arancia, limone, vaniglia, rosmarino, cedro, bergamotto…), mi sento molto attiva mentalmente e riesco a scrivere anche con più velocità.

Cerchiamo quindi di capire quali sono i nostri picchi di energia e di produttività e sfruttiamoli al meglio (se il vostro lavoro lo rende possibile, ovviamente), in modo da non trovarci davanti allo schermo inebetiti è completamente privi di forze, obbligandoci a fare qualcosa che proprio non riusciamo a fare in quel momento e che ci richiederebbe quindi il doppio dello sforzo e del tempo. A quel punto converrebbe davvero alzarsi dalla scrivania, andare a fare una passeggiata e poi tornare a lavorare con la mente più fresca.
Anche se mi rendo perfettamente conto che non tutti possono permettersi questa scappatoia.

Eliminare le indecisioni: fatto è meglio che perfetto

Per mia fortuna non sono mai stata – e probabilmente mai sarò – una perfezionista. Né una persona ordinata.
Questo per me è un enorme vantaggio perché mi permette di essere molto più veloce e incisiva nelle cose che faccio, senza ricercare una perfezione impossibile da trovare e senza perdermi in troppi cavilli.

Piuttosto preferisco mettere subito in pratica un’idea e poi eventualmente modificarla in futuro, invece che attendere settimane (se non mesi) perché questo lavoro sia pronto definitivamente e nel modo esatto in cui lo volevo.

Questo è stato uno dei motivi di successo di Mammafelice, ovvero il fatto di essere partiti subito e con pochi fronzoli, invece di esserci imbrigliati in un sito complesso sin dall’inizio, con mille funzionalità e una grafica da paura, rallentando le nostre idee. A quel tempo, dieci anni fa (così come in molte cose nella vita), arrivare primi è stato estremamente importante: per la perfezione si può attendere.

Lavorare a compartimenti stagni, una cosa alla volta, senza distrazioni

Una delle cose che mi fregano di più nel portare a termine i lavori e risparmiare il mio tempo è che non sempre sono capace di evitare le distrazioni.

Per essere veramente efficiente nel mio lavoro e quindi risparmiare tempo prezioso, cerco sempre di chiudere i social, in special modo Facebook, che mi porta a trascorrere tanto tempo in chiacchiere con gli amici. Cerco di allontanarmi dal cellulare, per non avere la tentazione di leggere i whatsapp, o guardare Instagram o perdere altro tempo.

Questo non significa che non dobbiamo più distrarci nella vita, anzi. Questo significa che, se ci concentriamo di più sul lavoro che stiamo facendo, probabilmente lo faremo meglio e più velocemente e potremo risparmiare tempo da dedicare a noi stessi, agli amici, alla nostra vita sociale – senza avere la sensazione di non aver mai tempo per niente e per nessuno.

Imparare a non sprecare tempo in attività che possono essere fatte online

Per ho ottimizzare i tempi, ovviamente io cerco di fare online tutte quelle attività che mi porterebbero via tempo ed energie nella vita offline. Se ad esempio devo fare un pagamento, lo faccio con l’home banking; non vado di certo a fare la fila in banca o ancora peggio alle poste.

Se devo fare una grossa spesa di materiali per la pulizia, oppure di cibi secchi, o di acqua, non vado certo al supermercato, ma faccio la spesa online e la faccio recapitare a casa o in ufficio esattamente nell’orario in cui mi serve. In questo modo non solo risparmio tempo, ma anche benzina, l’uso dell’auto, il tempo necessario agli spostamenti o alle code, che è spesso quello che ci priva di tante ore preziose di vita.

La domiciliazione bancaria delle bollette, la spesa online, lo shopping per i bambini: preferiteli sempre! In questo modo potrete magari trovare il tempo per andare alla riunione di classe dei figli, piuttosto che perdervi tra le corsie del supermercato per raccattare qualcosa per cena.

Cucinare una volta a settimana e usare i menù settimanali

Questo è uno dei miei punti forti, perché ho imparato a cucinare una volta a settimana con le verdure di stagione e a utilizzare proficuamente i menù settimanali per semplificarmi la vita e spendere meno ore in cucina.

Cucinare mi piace tantissimo, ma non mi sembra sensato trascorrere ogni giorno delle ore in cucina, quando posso concentrare tutto il lavoro il sabato pomeriggio e risparmiare quel tempo per stare con mia figlia, leggere un libro, fare altre attività più interessanti.

Occuparsi della casa mezz’ora al giorno, non di più

Come già detto, la mia fortuna è quella di non essere una persona particolarmente ordinata, né particolarmente puntigliosa – pregio che si rivela utile anche nelle faccende domestiche.

Io cerco di seguire un calendario delle attività essenziali da fare, tipo lavatrice, cucinare, asciugatrice, spazzatura, aspirapolvere e di non dedicare più di mezz’ora al giorno nello svolgimento di questa attività casalinghe.

Negli anni abbiamo fatto la scelta di privarci di qualcosa, pur di avere un piccolo aiuto settimanale e questo ci ha permesso ovviamente di doverci occupare molto meno della casa. Ricordo come infiniti i sabati e le domeniche in cui io e Nestore dovevamo pulire tutto da cima a fondo, mentre adesso ci basta una mezz’ora al giorno per tenere la casa in condizioni assolutamente decorose, sfruttando la fortuna di avere questo aiuto settimanale.

Rendere produttivi i tempi morti

Se c’è una cosa che proprio non so fare è stare con le mani in mano. Se sono in coda, o persino in bagno, non sopporto di stare senza fare niente, anche fosse leggere semplicemente qualcosa, tenermi aggiornata sulle notizie o rispondere a un’email.

Ho imparato a usare i tempi morti per organizzare l’agenda, per fare le telefonate che non ho mai tempo di fare, per prenotare l’estetista o chiamare la mamma.

Possiamo usare i tempi morti anche per rispondere alle email che sono in attesa da troppo tempo: in treno per esempio io sfrutto le ore di viaggio per leggere le email e rispondo collegando un tastierino esterno wireless al mio cellulare, per poter scrivere più rapidamente.

Se sto aspettando qualcuno per un appuntamento o una riunione (e come al solito io sono sempre in anticipo e gli altri sempre in ritardo), sfrutto quel tempo per rimettere mano al mio calendario, alla lista di cose da fare, o più semplicemente per appuntarmi qualche idea per il mio lavoro.
Ma non sopporto l’idea di stare lì a non fare niente.

Sono bravissima a non fare niente, capiamoci, ma questo attiene alla mia vita personale e al modo in cui decido di trascorrere il mio tempo libero, e non certo ai momenti produttivi della giornata.

Evitare di diventare il factotum di casa

Quello che davvero ha salvato il mio tempo e le mie giornate è il fatto che io mi sono sempre rifiutata di essere il factotum di casa, anche quando ero agli inizi del mio lavoro ed ero l’unica a restare a casa.
Ho sempre trattato questo lavoro come tale e pertanto non mi sono mai data disponibile per fare commissioni extra durante le mie ore di lavoro, né per telefonate con gli amici o caffè al bar, facendo sempre finta di essere in un ufficio vero durante l’orario che mi ero data come orario professionale.

Se siamo quelli che in casa hanno oggettivamente più tempo disponibile è giusto che contribuiamo anche noi portando a termine alcune attività che altrimenti nessuno potrebbe terminare. Ma non è giusto che tutte queste commissioni ci facciano diventare come i tassisti o il factotum della situazione, togliendoci tutto il tempo che abbiamo a disposizione per noi stessi, per i nostri hobby o per le cose che ci piace fare.

Tenere sempre del tempo per sé e per i figli

Lo scopo di tutta questa organizzazione è quello di arrivare a fine giornata non con la sensazione di non aver fatto abbastanza, ma con la liberazione di aver fatto quello che ci eravamo prefissati (umanamente fattibile), e avanzare tempo per noi stessi e per il nostro benessere fisico e mentale.

Figli, sport, volontariato, cura della pelle o cura di se stesse: tutto è importante, anche le cose che in apparenza possono sembrare più frivole, come lo sport o lavarsi i capelli o uscire con un filo di trucco.

Abbiamo una vita sola ed è giusto che possiamo occuparla aiutando gli altri, ma allo stesso tempo abbiamo la responsabilità di prenderci cura di noi stessi e fare in modo di avere ugualmente diritto alla felicità personale, come tutti gli altri esseri umani. Non vi pare?